Et voilà un mail de confirmation de commande, un autre pour souhaiter l’anniversaire d’un collègue, un autre pour rappeler une réunion importante… En moyenne, plus d’1,4 millards de mails sont envoyés par jour en France. Un chiffre qui donne le tournis.
Désormais ultra-présents dans nos vies pro et perso, les emails méritent d’être gérés comme il se doit. Voici tous nos conseils pour vous aider à optimiser la gestion de vos mails d’une main de maître.
Faites le ménage dans votre boîte mail
Faites un ménage de printemps dans votre boîte ! Entre les newsletters, les mails devenus obsolètes, les spams etc. il y a de quoi faire ! Essayez de vider votre messagerie d’au moins 1000 mails et vous y verrez déjà beaucoup plus clair.
Traiter vos mails selon leur importance
Tous les mails n’ont pas le même degré d’importance. Si vous souhaitez gagner du temps, pensez à catégoriser vos messages selon leur degré d’importance. Par exemple, classez vos emails par expéditeur : séparez les mails de vos clients ou de votre employeur des autres messages externes.
Ou bien, créez des tags par degrés d’urgence. Vous saurez ainsi quel délai de réponse est attendu selon une charte que vous auriez créée (traitement immédiat, dans la journée, dans la semaine etc.)
Programmez vos réponses automatiques
Lorsque vous partez en congé, n’oubliez pas de programmer des réponses automatiques spécifiant votre absence et votre date de retour de congé. Cela vous permettre de partir en vacances l’esprit plus léger : vos mails reçus auront obtenu une réponse via votre messagerie et les expéditeurs seront avertis de votre absence et de votre date de retour.
Désabonnez-vous de certaines newsletters
Au fil du temps, votre boîte mail s’est engorgée de nombreuses newsletters dont la plupart sont sans intérêt. Non seulement elles prennent de la place dans votre messagerie, mais en plus elles sont sources de distraction. Pensez à régulièrement vous désabonner de celles-ci ou placez-les dès leur arrivée dans les spams pour éviter de les recevoir dans votre boîte de réception à l’avenir.
Organisez le corps de vos emails
Marre des échanges de mails interminables ? Pensez à bien organiser le corps de vos emails. Posez toutes vos questions dans un mail, de sorte à ne pas y revenir.
Écrivez des phrases courtes avec des mots simples et pensez à sauter à la ligne, vous gagnerez en clarté. Enfin, prenez le temps de vous relire.
Privilégiez d’autres canaux de communication
Le mail est très pratique, mais il existe aussi d’autres canaux de communication qui le sont tout autant : Avez-vous pensé à échanger de temps en temps sur Whatsapp ou Skype ? Cela peut être utile selon le degré d’urgence de vos échanges. Et n’oubliez pas le téléphone ! Diversifier les manières d’échanger vous fera aussi gagner du temps.
Déconnectez
N’oubliez pas qu’il y a un temps pour tout. Vous devriez répondre à vos emails durant des heures de bureau. S’il vous prend l’envie d’envoyer un email à 2 heures du matin, programmez plutôt son envoi afin que le destinataire le reçoive à une heure décente.
