Vous cherchez LA meilleure solution pour tenir à jour votre comptabilité ? Vous avez bien raison ! En France, la loi vous oblige à tenir une facturation conforme aux normes en vigueur. Ainsi, réaliser sa toute première facture ne doit pas être fait à la légère. Nous revenons sur ces différents éléments au sein de cet article.
Les outils bureautiques : les logiciels de facturation préférés des entrepreneurs
Les outils bureautiques sont les logiciels préférés des entrepreneurs, tels que Word ou encore Excel, 2 outils intégrés au Pack Office de Windows. Mais attention, ils ont certaines limites, par rapport à un logiciel de facturation (comme celui de Quickbooks : https://quickbooks.intuit.com/fr/facturation-en-ligne/ ).
Les avantages
La mise en page avec un outil bureautique tel que Word ou Excel est rapide et facile. Vous pouvez mettre en forme votre facture comme vous l’entendez.
Si vous êtes un habitué de ces outils, cela ne vous prendra que quelques minutes pour créer un modèle de base. Vous pourrez le réutiliser lors de chaque nouvelle émission de facture.
Les inconvénients
Il est important que les informations légales soient inscrites sur votre facture. Si vous ne connaissez pas le cadre légal, vous risquez de créer une facture non-conforme aux directives de l’administration fiscale – ce qui est passible d’amende en cas de contrôle.
Ainsi, un client qui reçoit votre facture peut refuser de la payer si elle n’est pas conforme : une perte de temps et d’argent. Sachant que le délai de paiement (si vous ne l’avez pas précisé sur votre facture) est de 30 jours maximum en France, vous pouvez attendre jusqu’à 2 mois si votre client vous prévient au dernier moment.
Créer des factures conformes grâce aux logiciels de facturation
Si vous vous intéressez à la question de la facturation, vous avez sans aucun doute entendu parler des logiciels de facturation en ligne. Ces derniers sont très demandés par les entreprises, mais aussi par les entrepreneurs qui se lancent dans leur activité. Ces outils sont de deux types sur le marché : à télécharger ou accessible en ligne, via un serveur Cloud.
Les logiciels à télécharger
Les logiciels à télécharger pour obtenir votre facture sont de plus en plus rares sur le marché. En effet, ce sont bien souvent des logiciels aux fonctionnalités limitées ou vieillissantes.
Puisque le logiciel est téléchargé, vous ne pouvez pas accéder aux nouvelles réglementations en vigueur. Vous prenez le risque, avec le temps, de créer des factures non-conformes.
Pour information : les logiciels de facturation à télécharger sont très souvent des logiciels gratuits, avec parfois des fonctionnalités supplémentaires payantes. Ce sont des démos des capacités dont disposent les plateformes en ligne.
Si vous souhaitez éditer une facture, vous pourrez sans doute le faire facilement. Cependant, vous ne pourrez sans doute pas l’envoyer par mail à votre client.
Les logiciels en ligne
Les logiciels de facturation en ligne sont hébergés sur un serveur externe appelé le Cloud. Le principe est simple : les données sont conservées par un éditeur, qui peut y accéder à tout moment et surtout, les rééditer. Toutes les données que vous implantez dans votre logiciel de facturation sont ainsi automatiquement placées dans votre facture. Vous avez toutes les informations légales présentes.
Avec un logiciel de facturation en ligne, vous pouvez personnaliser votre inventaire comptable, le nom de vos fiches produits, de vos prestations, des prestataires, des clients etc. Cela peut être un critère important pour certaines entreprises. Pensez également à vérifier la flexibilité de la personnalisation de votre outil, pour avoir une facture sur mesure.
Gain de temps et d’argent, vos factures s’éditent automatiquement avec les bonnes données clients. Si vous payez certains abonnements, vous pouvez les envoyer depuis votre logiciel. Vous savez ainsi si vos clients ont payé leurs factures ou non. Vous assurez ainsi un meilleur suivi de votre trésorerie.
Il est très important de définir un modèle de facturation de votre entreprise, et ce dès le premier jour ! Le grand avantage d’un logiciel de facturation en ligne est que vous détenez toutes vos données sur un seul logiciel. Vous pouvez personnaliser vos factures et surtout les stocker. Un avantage quand on sait que vous devez stocker vos factures pendant 10 ans au sein de votre entreprise.
