Vous aimeriez simplifier votre processus d’achat et ainsi améliorer la satisfaction de vos clients et augmenter votre productivité ? Alors pourquoi ne pas adopter un logiciel de gestion des achats pour votre entreprise ? En effet, la croissance de votre entreprise doit vous amener à apporter de nouvelles solutions pour la gestion des achats afin de participer pleinement à son essor. Nous allons donc vous expliquer dans cet article ce qu’est un logiciel de gestion d’achat et quels sont ses nombreux avantages.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’achat ?
Un logiciel de gestion des achats permet de créer et de mettre à jour une base de données dans laquelle seront enregistrés tous les éléments se rapportant au service achat d’une entreprise.
Un tel outil permet donc d’effectuer un suivi du budget, des factures mais aussi des commandes et des livraisons.
Adapté aux entreprises de toutes les tailles, le logiciel d’achat gère les achats et automatise une partie de la comptabilité.
Il permet donc ainsi d’améliorer la satisfaction client, d’optimiser le processus d’achat et d’augmenter à la fois les marges et la productivité d’une entreprise.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des achats ?
Contrôler le cycle d’achat
La gestion des commandes auprès des fournisseurs demande une certaine attention : chaque achat devant répondre à un besoin précis, il convient de s’assurer que chaque dépense est bien justifiée.
Un logiciel de gestion des achats permet de maîtriser les dépenses en temps réel : avec un workflow de validation des commandes, il est facile d’identifier et de retrouver tous les dossiers achats de son organisation. Le cycle d’achat est parfaitement maîtrisé.
Garder un œil sur les stocks
Lorsque les niveaux de stocks sont mal maîtrisés, il peut y avoir un impact sur la production d’une entreprise. L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats permet de contrôler le nombre de produits souhaités, les limites à ne pas dépasser, ou bien de prévoir de futurs achats.
Ainsi, la gestion des approvisionnements se fait dans de meilleures conditions.
Organiser des factures
Contrairement à un logiciel de comptabilité qui n’intervient qu’en fin de processus, le logiciel de gestion des achats permet d’améliorer l’organisation des factures. Plusieurs avantages en découlent :
- des paiements fournisseurs accélérés
- une meilleure gestion budgétaire grâce à une visibilité sur les provisions
- un rapprochement bon de commande facture instantané
Gérer les offres des fournisseurs
La gestion des offres des fournisseurs est un point clé et répond aux exigences d’un audit. Il est primordial de conserver les appels d’offres et d’évaluer les offres reçues. L’utilisation d’un logiciel de gestion des achats vous aidera dans cette tâche tout en assurant une traçabilité des actions réalisées.
Pourquoi investir dans un logiciel de gestion des achats ?
Aujourd’hui, les entreprises doivent de plus en plus s’adapter la concurrence, sans pouvoir augmenter leurs prix de manière disproportionnée. C’est ici qu’intervient le logiciel de gestion des achats. Cet outil vous permettrait donc de réduire le temps consacré :
- au ciblage des fournisseurs
- à la création des appels d’offres
- au suivi des commandes
Véritable solution stratégique, le logiciel de gestion des achats permet aussi à vos collaborateurs de déléguer leurs tâches peu attractives pour pouvoir se consacrer à leur cœur de métier.
