L’édition de factures est une tâche essentielle pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les factures permettent de recevoir les paiements pour les biens et les services fournis aux clients. Elles sont donc au cœur des sources de revenus des sociétés et font partie intégrante du fonctionnement. Il est cependant important de vous assurer que celles que vous émettez sont conformes aux réglementations en vigueur. Dans cette optique, il est pertinent de vous interroger sur les changements importants appliqués en matière d’édition de factures. Vous devez aussi connaître les points clés à prendre en compte pour en garantir la conformité.
La dématérialisation des factures va devenir obligatoire
Si vous n’utilisez pas encore les factures électroniques, vous êtes peut-être en désaccord avec les lois existantes. En effet, la dématérialisation des factures est déjà obligatoire en France. Il s’agit simplement d’une règle qui est appliquée progressivement pour permettre à toutes les entreprises de s’adapter convenablement aux changements.
Il s’agit d’une information importante dans la mesure où bon nombre d’entre elles utilisent les factures en format papier depuis très longtemps. Dans les faits, la dématérialisation des factures est obligatoire depuis le 1er janvier 2020. À ce moment, la mesure concernait les entreprises qui fournissent des biens ou des services aux organismes publics.
Bien entendu, leur taille et leur secteur d’activité importent peu. Elle était à prendre en compte pour les factures d’un montant supérieur ou égal à 5 000 euros hors taxes. Depuis le début de cette année, cette loi touche également les entreprises qui ne fournissent pas de biens ou de services aux organismes publics. Elle s’est donc plus ou moins généralisée.
Les factures devront être transmises sous forme électronique et respecter des normes techniques définies par l’administration fiscale. À partir de 2024, ce sera vraiment d’actualité pour toutes les grandes entreprises, quelles que soient leurs spécificités. Les entreprises de taille intermédiaire (ETI) verront cette obligation arriver en 2025 tandis que la dématérialisation des factures sera obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises en 2026.
Il est alors évident que si vous n’utilisez pas encore les factures électroniques, vous n’aurez bientôt plus réellement le choix. Cette obligation vise à simplifier les procédures administratives et à réduire les coûts de traitement pour les entreprises et l’administration fiscale. Elle apparaît aussi comme une mesure nécessaire pour lutter contre la fraude à la TVA.
Comment amorcer ce changement ?
Étant donné que ce sera bientôt une norme, il est opportun d’intégrer rapidement l’usage de factures électroniques dans votre entreprise. Autrement dit, optez pour la dématérialisation des factures dès maintenant pour avoir le temps de vous l’approprier. Vous prenez ainsi de l’avance sur toutes les structures qui ne saisissent pas encore l’imminence des changements à venir. Pour que ce soit plus simple pour votre structure, la meilleure solution reste d’adopter un logiciel de facturation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?
Un logiciel de facturation est un programme informatique conçu pour gérer les processus de facturation d’une entreprise. Il permet de créer, d’envoyer et de suivre les factures, ainsi que de gérer les paiements et les rappels.
Lorsque vous choisissez un bon logiciel de facturation, les avantages qui en découlent sont nombreux. C’est un outil qui peut optimiser votre processus de facturation ou considérablement le ralentir s’il n’est pas approprié.
Il vous fait gagner du temps en automatisant la création de factures. La saisie manuelle et la mise en page des factures ne seront plus nécessaires. En quelques clics seulement, vous aurez des factures prêtes à l’emploi. Un logiciel de facturation vous aide aussi à éviter les erreurs. En limitant l’intervention humaine, il limite les erreurs de saisie, de calcul ou de tarification.
Pour faire bonne mesure, il offre même la possibilité de suivre en temps réel l’état des factures (envoyées, payées, en attente). Vous pouvez ainsi gérer les finances avec plus de facilité. Avec un logiciel de facturation, vous vous facilitez alors la vie.
Comment choisir votre logiciel de facturation ?
Afin d’avoir la certitude de bien choisir votre logiciel de facturation, vous devez vous baser sur des critères simples. Ils sont quand même objectifs et vous permettent de vous orienter convenablement.
Les fonctionnalités du logiciel
Le logiciel doit offrir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos factures. Parmi celles qui sont incontournables, vous avez :
- la création de factures,
- l’envoi par e-mail,
- le suivi des paiements,
- la gestion des clients, etc.
Assurez-vous que la solution propose des options de base, mais aussi avancées pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. C’est la raison pour laquelle il est judicieux de faire le point de ceux-ci avant de lancer votre prospection.
L’ergonomie et la facilité d’utilisation
Le logiciel idéal doit être facile à utiliser, même pour les personnes qui ne sont pas des experts en informatique. Vérifiez qu’il dispose d’une interface claire et intuitive. C’est un détail que vous ne devez surtout pas négliger. Il ne sert à rien d’avoir un outil de facturation que vous avez du mal à comprendre. Cela ne fera que vous ralentir.
La compatibilité
Assurez-vous que le logiciel de facturation que vous choisissez est compatible avec les systèmes d’exploitation des ordinateurs de votre entreprise. Mieux, il faut qu’il soit envisageable de l’intégrer aux outils dont vous faites déjà usage. Il est par exemple possible que vous utilisiez un logiciel ERP. Si tel est le cas, la bonne solution de facturation doit y être compatible pour plus d’efficacité.
La sécurité du logiciel
Vous devez également vérifier que le logiciel utilise des protocoles de sécurité pour protéger vos données sensibles. C’est d’autant plus important que les cyberattaques sont de plus en plus fréquentes. Aucune organisation n’est vraiment à l’abri.
La meilleure stratégie est de prendre les bonnes dispositions pour tenir les cybercriminels en échec à chacune de leurs tentatives. Dans ce sens, vous ne devez privilégier que les solutions digitales avec des protocoles de sécurité solides qui préservent vos données et celles de vos clients.
Le prix
Nous vous recommandons de comparer les prix des différents logiciels de facturation pour trouver celui qui correspond à votre budget. Certains logiciels sont proposés en abonnement mensuel, tandis que d’autres sont vendus en achat unique. Les premiers semblent les plus indiqués si vous n’avez pas la possibilité de supporter des coûts importants en une seule fois. À long terme, ils s’avèrent tout de même plus coûteux que les seconds.
Le support client
Il est utile que le logiciel de facturation propose un support client efficace, en cas de problème ou de question. Vous pouvez rencontrer des difficultés lors des premiers instants de votre utilisation. Un support client réactif est alors important pour vous assister comme il se doit.
Y a-t-il des changements concernant les mentions obligatoires ?
Avec la dématérialisation des factures, il y a des changements au sujet des mentions dans les versions électroniques. En effet, pour être conforme à la réglementation fiscale, une facture électronique doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires. Il faut naturellement y retrouver les informations relatives à l’émetteur de la facture. Il est question :
- du nom,
- de l’adresse,
- du numéro SIREN ou SIRET,
- du numéro de TVA intracommunautaire de votre entreprise.
Ces informations doivent être suivies de données relatives au destinataire de la facture. Vous devez ajouter la date et le numéro de la facture. Ce dernier doit d’ailleurs être unique.
Comme sur toutes les factures, il faudra la description des biens ou des services fournis et les quantités associées. Vous devrez ajouter le prix unitaire des biens fournis, le taux de TVA appliqué, ainsi que le montant de la TVA correspondant. Il ne faudra pas non plus oublier de mentionner le montant total de la facture, toutes taxes comprises.
