Comme pour tout document administratif, la rédaction d’un cahier des charges est non seulement un véritable exercice imposé mais sa rigueur est aussi le gage de la réussite du projet qu’il encadre. En effet, permettant d’expliciter toutes les spécificités et les exigences liées à une réalisation, il est la base concrète sur laquelle se fonde la relation de travail entre tous les acteurs impliqués et ce, jusqu’à l’achèvement de l’entreprise.
Pour qu’il remplisse pleinement son rôle, sa rédaction doit donc être exhaustive et ne pas faire l’économie de toutes les étapes détaillées ci-après.
Partie 1 : la présentation du projet
Avant de se pencher sur la partie purement technique du projet, il faut commencer par exposer celui-ci dans sa globalité. En une page environ, présentez synthétiquement votre structure, vos compétences, vos réalisations précédentes et vos ambitions présentes.
Cela permet de dégager un sens à l’action entreprise et donc d’aiguiser l’intérêt des différents acteurs. Ajoutez ensuite une description du contexte (localisation, contraintes techniques, parties impliquées avec leurs contacts, particularités…) et concluez, très concrètement, sur la formulation de la problématique qui sous-tend toute votre action.
Partie 2 : l’exposé des objectifs et des résultats attendus
Pour répondre au contexte et à la problématique mise en lumière, développez dans cette partie non seulement vos objectifs (commerciaux, analytiques, financiers, sociaux …) en les quantifiant précisément mais aussi les résultats espérés notamment en fonction de votre niveau d’attente.
Partie 3 : l’évaluation des contraintes et des besoins
De manière logique, cette troisième étape développe les contraintes techniques, légales, logistiques ou réglementaires liées au projet et les besoins que ces dernières engendrent, c’est-à-dire les moyens devant nécessairement être mobilisés afin d’apporter des réponses efficaces à ces défis.
Cependant, pour que votre analyse soit complète, pensez bien à prendre en compte toute la chronologie du projet et, par conséquent, vos éventuels contraintes et besoins non seulement pendant mais aussi après le projet (par exemple, est-il nécessaire de prévoir un service de maintenance ? A quelle fréquence ? Pouvez-vous fournir ce service ?).
Enfin, pensez aussi à prendre en compte les besoins de votre cible (futur utilisateur ou futur client) en vous mettant à sa place. Quels sont ses besoins propres et quels sont les fonctionnalités à développer pour y répondre ? Les réponses à ces questions constituent en effet des contraintes supplémentaires à ne pas négliger.
Partie 4 : la description du budget et des délais
Pour finir, détaillez précisément les aspects financiers, même s’ils ne sont que les résultats de projections. Précisez, d’une part, les ressources budgétaires nécessaires à la mise en œuvre du projet et, d’autre part, sa date d’achèvement (ou les dates, s’il y a différentes phases), en la (ou les) justifiant, en particulier s’il existe une date butoir comme par exemple la date de lancement d’un produit ou d’une campagne.
