9 conseils pour rendre vos réunions plus productives

Voici 9 bonnes pratiques pour transformer les réunions peu fructueuses en séances de travail productives.

Nous connaissons tous la sensation de devoir se préparer à toute vitesse avant le début d’une réunion – et ce n’est pas une bonne sensation ! Pour accroître votre productivité et votre efficacité, vous devez vous préparer avant d’entrer (ou de signer) dans la salle de réunion.

Comment organiser des réunions plus productives et faire en sorte qu’aucune réunion ne soit organisée sans but ?

Nous avons fait la liste de 9 conseils simples pour vous aider à organiser une discussion efficace et réussie.

Posez-vous ces 3 questions avant de réserver la réunion :

  • Avez-vous vraiment besoin d’une réunion ?
  • Qui doit y participer ?
  • De combien de temps avez-vous besoin ?

Examinons de plus près ces questions préliminaires ci-dessous :

1 Avez-vous vraiment besoin d’une réunion ?

Vous êtes déjà très occupé, alors pourquoi ajouter une autre réunion à l’équation si elle n’est pas absolument nécessaire ? Tout d’abord, vous devez vous demander s’il existe un autre moyen d’atteindre votre objectif sans organiser de réunion. Il est préférable de ne pas organiser de réunion si une autre méthode de communication permet d’accomplir le travail. Avant d’inviter d’autres personnes à se joindre à vous, demandez-vous si la question est sensible et s’il vaut mieux la traiter en tête-à-tête. Il est également préférable de ne pas organiser de réunion si vous ne disposez pas du temps nécessaire pour vous préparer ! Vous serez beaucoup plus productif si l’ordre du jour de votre réunion est correctement défini.

2 Qui doit être présent ?

Un article de la Harvard Business Review présente les principaux éléments à prendre en compte pour choisir les participants à une réunion :

“Considérez qui peut vous aider à atteindre votre objectif et qui sera affecté par le résultat de la réunion. Identifiez les principaux décideurs, les personnes qui connaissent (ou ont un intérêt) dans le sujet abordé, celles qui doivent être informées pour faire leur travail, et toute personne qui devra mettre en œuvre les décisions prises.”

3 De combien de temps avez-vous besoin ?

S’agit-il d’une réunion rapide ou faut-il consacrer plus de temps à la réalisation de l’objectif de la réunion ? Envisagez de planifier vos réunions en prévoyant encore plus de temps que ce dont vous pensez avoir besoin pour vous assurer que la réunion n’est pas écourtée. Soyez strict sur le temps que vous réservez, en respectant le fait que tout le monde est occupé et que le temps est précieux.

Maintenant que vous avez répondu aux 3 questions préliminaires à se poser avant une réunion et que vous avez identifié que vous en avez besoin, vous pouvez suivre ces 9 étapes pour vous sentir préparé, concentré et prêt à vous engager avec votre équipe

1. Énoncez l’objectif de la réunion

Il est important que chacun sache pourquoi il a été convoqué à votre réunion. Réfléchissez au type de réunion qui vous aidera le mieux à atteindre l’objectif central. Qu’il s’agisse d’un point de situation, d’une prise de décision, d’une résolution de problème, d’un renforcement de l’équipe, d’un partage d’idées ou même d’une réunion d’innovation, il est essentiel que l’objectif de la réunion soit parfaitement clair.

Une fois votre objectif établi, vous pouvez réellement commencer le processus de planification pour organiser une réunion réussie.

2. Invitez les bonnes personnes

Veillez à déterminer qui doit être invité à la réunion. Pour une réunion efficace, invitez ceux qui sont en mesure de fournir des informations précieuses et ceux qui sont en mesure de prendre des décisions. Si, dans les réunions de brainstorming ou de renforcement de l’esprit d’équipe, il est avantageux de faire participer un groupe plus important, envisagez de réserver une réunion de résolution de problèmes ou de prise de décision à un groupe plus restreint. N’oubliez pas d’utiliser l’objectif de votre réunion comme ligne directrice pour déterminer qui doit être présent. Veillez à ne pas inviter des personnes qui ne sont pas absolument nécessaires à la réunion. Les emplois du temps sont très chargés et chaque minute de notre journée de travail est précieuse !

3. Élaborez un ordre du jour

La prochaine étape importante dans la planification d’une réunion productive est l’élaboration d’un ordre du jour qui permettra de créer une séquence organisée pour la réunion. L’utilisation d’une application d’agenda de réunion vous permettra, à vous et à votre équipe, de collaborer à l’élaboration de l’ordre du jour de la réunion, d’assigner des points d’action et de rester sur la bonne voie.

L’utilisation d’un ordre du jour collaboratif aidera les membres de votre équipe à contribuer à la conversation et à mettre en avant tout point important qui, selon eux, apporterait une valeur ajoutée à la réunion. Une application d’ordre du jour de réunion vous permettra également de décider du temps à allouer à chaque point de l’ordre du jour et d’avoir une idée du temps que cette réunion nécessitera. Consultez tous nos modèles d’ordre du jour de réunion pour trouver un peu plus d’inspiration !

4. Encouragez les participants à se préparer à l’avance

Il est bon d’envoyer les documents aux participants à votre réunion quelques jours à l’avance afin qu’ils puissent se préparer à avoir une conversation productive. Si vous utilisez un outil de productivité de réunion, vous pouvez le faire en joignant les fichiers à l’ordre du jour de votre réunion.

Veillez à ce que votre équipe sache que vous attendez d’elle qu’elle connaisse ces documents afin qu’elle puisse en discuter pendant la réunion.

Un autre bon moyen pour vos participants de se préparer à l’avance à une réunion est d’ajouter leurs questions éventuelles à l’ordre du jour de la réunion ou de faire des suggestions pour le modifier.

5. Attribuez des rôles aux participants

Attribuer des rôles aux participants favorise l’efficacité de la réunion, car chaque personne a un objectif spécifique et une contribution clé à apporter. Un article récent de la Harvard Business Review donne une excellente description des rôles clés d’une réunion :

“Un animateur guide la discussion, en s’assurant que tous les aspects de la question sont abordés (c’est un bon poste pour quelqu’un qui développe des compétences de leadership et qui pratique la neutralité). Un scribe saisit les idées et les décisions clés et distribue des notes (ce qui permet aux personnes timides de participer.) Un chronométreur aide à faire avancer la discussion efficacement. Un collaborateur veille à ce que la discussion reste vivante et sur la bonne voie. Un expert partage ses connaissances sur des questions particulières. Un avantage : Vous pouvez demander à un expert de ne participer qu’à une partie de la réunion, ce qui permet de cibler sa contribution.”

6. Commencez la réunion à l’heure

Établissez un précédent avec votre équipe : vos réunions doivent commencer à l’heure, que les participants se soient ou non inscrits ou présentés. Organiser une réunion à laquelle tout le monde peut assister est déjà un énorme défi, en raison des emplois du temps fous et du simple manque de temps. Si les participants ont tous accepté votre invitation, partez du principe qu’ils seront là à l’heure et prêts à participer.

7. Utilisez la technique du parking

La technique du parking est idéale pour rester sur la bonne voie et à l’heure pendant vos réunions. Informez vos participants à l’avance si vous prévoyez d’utiliser cette technique afin que tout le monde soit au courant.

Commencez par expliquer aux membres de votre équipe que vous ne disposez que d’un temps limité pour la réunion et que vous allez donc respecter scrupuleusement l’ordre du jour de la réunion et chaque point de l’ordre du jour. Évitez de vous écarter des points de l’ordre du jour de la réunion en demandant aux participants d’écrire leurs points de discussion en bas de l’ordre du jour (le “parking”) au lieu d’interrompre les autres.

8. Gardez une trace des notes de la réunion et des prochaines étapes

Comme nous l’avons suggéré précédemment, il est essentiel d’attribuer des rôles aux participants à votre réunion. Ainsi, vous savez que quelqu’un est responsable de produire des notes de réunion qui couvrent toutes les discussions et décisions importantes qui ont été prises au cours de la réunion

L’utilisation d’une application de notes de réunion vous permet d’écrire des notes et de barrer des points de discussion au fur et à mesure que la réunion évolue. Vous pouvez utiliser la section des notes privées pour enregistrer vos pensées et partager facilement les notes de réunion avec tous les collaborateurs.

9. Envoyez un mail récapitulatif

La dernière étape de l’organisation d’une réunion productive consiste à envoyer un courriel de récapitulation ou de suivi à tous les participants pour partager les informations de la réunion. Cela va renforcer l’importance et les principaux points de discussion de la réunion. Cela va également favoriser l’obtention de résultats en rappelant à votre équipe ses responsabilités afin qu’elle puisse se responsabiliser et responsabiliser ses collègues.

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