Que vous soyez une association, une entreprise, un groupe d’étudiants ou encore un professionnel, l’organisation d’une conférence est un moyen d’informer sur une activité, de dialoguer et débattre sur un thème particulier, ou tout simplement une opportunité d’exprimer une opinion sur un sujet donné.
Organiser une conférence, un colloque ou bien un séminaire ne s’improvise pas. Comme pour toute organisation dans le domaine de l’évènementiel, il convient de bien préparer l’organisation d’une conférence.
Qui dit organisation réussie dit organisateur averti ! Ainsi, si vous envisagez de mettre en place une conférence, lisez ces 6 conseils qui représentent 80% du travail à faire.
Bien choisir le thème et définir les objectifs de la conférence
Cela peut sembler évident, mais le choix du thème d’une conférence est primordial. Qu’est-ce qu’une conférence ? Il s’agit d’un échange, d’une expression publique ou d’une confrontation d’idées, comme la sensibilisation autour d’un sujet de société (santé, handicap, développement durable, social…) pour une association, la mobilisation des salariés d’une entreprise ou d’une équipe, campagne de promotion d’un produit ou d’une stratégie, management ou développement personnel, bref, les thèmes pour organiser une conférence ne manquent pas.
L’idée est bel et bien que la ligne directrice choisie pour animer la conférence ait un impact sur les participants avant, pendant et après (dans le sens souhaité par l’organisateur, bien entendu).
En outre, organiser une conférence c’est aussi prévoir un espace de débat d’idées qui soit cadré et encadré.
Fixer la date de la conférence
Le choix de la date de la conférence est important. Il convient de tenir compte des disponibilités des intervenants, des créneaux horaires de l’utilisation de la salle, mais également de la disponibilité des invités (étudiants, salariés d’une entreprise…) : les intervenants et les participants potentiels doivent pouvoir venir !
Organisation et logistique : pas d’improvisation
Une conférence à succès est une conférence préparée en amont (plusieurs mois avant). Il convient de répertorier les matériels de conférence nécessaires :
- Rétroprojecteur, ordinateur, tableau, micro, sonorisation, éclairage
- Tables, chaises
- Buffet à disposition avant/après (boissons, collations…)
Trouver un lieu adapté pour la conférence
Le choix du lieu dépend tout d’abord du nombre de participants à accueillir, mais aussi de la facilité d’accès (proximité de transports publics, gares ou grands axes routiers) de celui-ci, ainsi que de ses caractéristiques : amphithéâtre, salle polyvalente, hôtel, palais des congrès, gymnase…
Pour sortir des sentiers battus, le choix d’un cadre atypique et inspirant peut se révéler bénéfique et attrayant. Organiser une conférence sur un bateau, dans un stade, un château ou un parc de loisirs, original non ?
Choisir les intervenants de la conférence
Ici, quelques points sont à considérer :
- S’assurer de la compatibilité entre les intervenants
- Choisir un animateur/modérateur pour veiller à la fluidité des débats
- Inviter des conférenciers référencées et reconnues dans leurs domaines de compétences
Promouvoir la conférence
La conférence doit faire l’objet d’une promotion soignée, avant ET après. Il faut la relayer et communiquer sur la conférence via les médias et les réseaux sociaux afin de donner envie au public de s’y rendre.
