Les encaissements représentent indubitablement une composante essentielle de la trésorerie de votre entreprise, quelle qu’en soit la taille. Ils se rapportent aux flux d’argent entrants liés à votre activité. Leur bonne gestion vous permet d’être payé le plus rapidement possible et de réduire, in fine, votre délai moyen de paiement (DMP). Votre besoin en fonds de roulement (BFR) s’en trouve amélioré et votre trésorerie s’optimise par la même occasion. Vous pouvez en plus entretenir de bonnes relations commerciales avec votre clientèle. Dans ce dossier, nous découvrirons comment simplifier la gestion des encaissements au sein de votre structure.
Comment évaluer l’efficacité de vos processus d’encaissement ?
La première étape pour améliorer la gestion des encaissements consiste à mesurer l’efficacité de vos processus actuels. Ce diagnostic vous permet bien entendu d’identifier chaque facteur bloquant à éliminer ainsi que les différents aspects qui peuvent être améliorés. Pour ce faire, vous devez vous baser sur un certain nombre de KPIs (indicateurs clés de performance).
On note en premier lieu le DMP qui correspond au nombre moyen de jours qui s’écoulent entre l’émission des facteurs et leur règlement. Plus il est élevé, moins les encaissements sont rapides et plus votre BFR est important. Le prochain KPI à considérer est le taux de recouvrement. Il fait référence au pourcentage des factures réglées. Un taux de recouvrement élevé signifie que vos processus d’encaissement sont efficaces et le risque d’impayés est moindre. Vous devez aussi prendre en considération le coût par transaction, c’est-à-dire les dépenses moyennes engendrées par chaque opération encaissement :
- frais bancaires,
- commissions des intermédiaires,
- coûts administratifs…
Les informations issues de l’évaluation des processus déjà en place vous permettent de définir votre fil rouge et vous aident à gagner en efficacité dans la gestion de vos encaissements.
La digitalisation au service de votre gestion des encaissements
En plaçant le digital au cœur de votre gestion des encaissements, vous pouvez vous donner les moyens de rationaliser vos processus. Il permet l’automatisation des opérations chronophages, rébarbatives et répétitives associées à la procédure d’encaissement. On peut par exemple citer la saisie des données, l’envoi des factures, les relances, le suivi de l’état de chaque facture émise, la gestion des litiges, le rapprochement bancaire, etc. La digitalisation rime par conséquent avec gain de temps, d’efficacité et d’agilité indéniable. Elle vous permet par ailleurs de dématérialiser les factures, de réduire les coûts liés à ces dernières, de satisfaire amplement votre clientèle et la réduction des erreurs humaines qui peuvent induire de lourdes conséquences.
En digitalisant la gestion de vos encaissements, vous pouvez segmenter efficacement vos clients en vue de mettre en place des scénarios permettant de personnaliser vos communications. L’analyse des informations relatives à chaque client ainsi qu’aux factures, aux paiements et aux éventuels contentieux se fait également en toute simplicité. Vous pouvez en profiter pour identifier des tendances, des risques, des opportunités et des anomalies.
Le numérique vous donne en outre la possibilité de piloter au mieux votre activité en générant des KPI pertinents sur lesquels vous pouvez vous appuyer. S’il est basé sur l’IA (intelligence artificielle), il peut se baser sur des modèles prédictifs ou prescriptifs pour mettre à votre disposition des recommandations. Ces dernières peuvent vous aiguiller dans vos prises de décision et vous permettent d’améliorer continuellement vos processus d’encaissement. Afin que vous puissiez profiter de tous ces avantages, vous devez vous équiper d’un logiciel performant et qui se prête aux spécificités de votre entreprise.
