Dans l’univers dynamique des affaires, la prise de décisions éclairées est un impératif pour les entrepreneurs, quel que soit le secteur dans lequel ils évoluent. Cela garantit en effet la croissance et la pérennité de l’entreprise. Cependant, lorsqu’il s’agit de décisions relatives aux domaines peu conventionnels comme les finances et le droit, il n’est pas toujours évident pour les chefs d’entreprise de prendre des décisions judicieuses. Découvrez dans la suite les avantages du recours à une société fiduciaire pour les entrepreneurs.
Qu’est-ce qu’une société fiduciaire ?
Une société fiduciaire est une entité juridique et financière qui intervient dans la création et l’administration des sociétés, investissements, biens, propriétés, actifs, etc., dans l’intérêt de ses clients. Son intervention cible les entreprises, des particuliers, des organisations ou des familles. Pour remplir les missions qui sont les siennes, la société fiduciaire réalise diverses tâches. C’est le cas de :
- la création d’entreprise,
- la gestion des salaires,
- la planification successorale,
- la gestion des fonds de retraite,
- la gestion de portefeuille.
D’autres services juridiques et financiers sont aussi disponibles auprès d’une société fiduciaire pour assurer la protection et la gestion de vos intérêts financiers.
Les entreprises fiduciaires sont généralement tenues de respecter des normes strictes en ce qui concerne l’utilisation et la gestion des biens qui leur sont confiés. Chaque pays propose souvent des réglementations et spécificités propres aux domaines des sociétés fiduciaires. Ces dispositions légales définissent les services que peuvent offrir ces entités et déterminent les normes qu’elles doivent respecter. Le devoir de loyauté, la diligence et la prudence sont des valeurs éthiques propres aux sociétés fiduciaires, quelle que soit leur localisation.
Comment peut-elle aider les entrepreneurs ?
Telle que présentée plus haut, la société fiduciaire peut être d’une grande aide pour les personnes souhaitant entreprendre. Cette aide se présente de diverses manières.
La gestion de la planification successorale et de la succession
Pour assurer la durabilité des activités d’une entreprise, il est important de bien planifier sa succession. Pour cela, les sociétés fiduciaires aident les entrepreneurs à préparer la succession de leur entreprise dans des conditions optimales. Cela se fait généralement en veillant à une transition efficace et fluide tout en minimisant les conséquences fiscales.
L’administration de régime de retraite d’entreprise
Également appelés régimes de pension, les régimes de retraite d’entreprise sont des programmes mis en place par les employeurs pour fournir des prestations de retraite aux employés. Leur administration implique généralement la mobilisation de diverses ressources : matérielles, humaines, intellectuelles, etc. Cela peut représenter de lourdes charges pour les entrepreneurs. Les sociétés fiduciaires peuvent ainsi prendre le relais. Elles assurent une gestion adéquate des fonds de pension ainsi que des avantages sociaux qu’impliquent les régimes de retraite tant pour les dirigeants que pour les employés de l’entreprise.
La création et gestion de fiducies d’entreprise
Il s’agit de l’une des grandes prérogatives d’une société fiduciaire. Elle se charge, en réalité, d’établir puis de gérer efficacement les arrangements juridiques entre l’entreprise et ses partenaires. Ceci peut être bénéfique pour une bonne gestion de l’entreprise, structuration de sa propriété et protection des actifs.
La gestion de patrimoine et planification financière
À ce niveau, la société fiduciaire joue un rôle d’assistance conseils sur la diversification des actifs, l’investissement et la planification financière à long terme de l’entreprise. Les conseils de cette entreprise peuvent être juridiques ou fiscaux.
La gestion des œuvres de bienfaisance et de la philanthropie
Si votre entreprise mène des activités philanthropiques, les sociétés fiduciaires peuvent être d’une grande utilité. Elles aident les entrepreneurs à optimiser la gestion d’œuvres et d’activités relevant de ce domaine. Ces spécialistes de la philanthropie peuvent mettre en place des fonds de dotation ou des fondations afin de gérer de façon efficiente les ressources.
Comment choisir la société fiduciaire la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise ?
Le choix de votre société fiduciaire est une décision importante qui demande de la recherche et une réflexion approfondie. Nous conseillons de procéder dans un premier temps à l’évaluation de vos objectifs et vos besoins sur le court et le long terme. Cette étape est déterminante dans la suite du processus. En effet, selon les objectifs que vous souhaitez atteindre et les besoins spécifiques de votre entreprise, les services adaptés peuvent fortement varier. Cibler les entreprises fiduciaires proposant ces services vous permet donc d’optimiser le temps de recherche. Il est recommandé de prioriser les entreprises fiduciaires qui couvrent la région dans laquelle vous exercez vos activités. Cela facilite les rencontres avec les professionnels et vous permet aussi de profiter de tarifs abordables du marché.
Veillez à toujours faire des recherches approfondies sur chaque société fiduciaire qui vous intéresse. Exploitez les sources comme internet, notamment le site web de l’entreprise, les annuaires professionnels, les groupes ou forums centrés sur cette expertise dans la région. Les rapports annuels de l’entreprise, les témoignages et l’avis des clients peuvent aussi vous livrer des informations capitales sur l’entreprise.
Pour trouver la bonne société fiduciaire pour votre entreprise, il faut miser sur une expérience solide et une bonne réputation dans ce domaine. Vérifiez l’historique de performance, l’expertise et la stabilité financière des entités qui vous intéressent.
Les certifications et les licences représentent aussi des indispensables à rechercher chez toute entreprise fiduciaire. Ces distinctions attestent en réalité que la société peut exercer en toute légalité son activité dans un espace géographique bien déterminé.
Le bon choix de société fiduciaire doit être idéalement fait entre plusieurs entreprises après une analyse comparative des offres proposées. Cette comparaison devrait s’accentuer sur les coûts, la qualité des services proposés et les performances passées. Assurez-vous de toujours bien comprendre les coûts, la structure des frais et des honoraires liés à la prestation de l’entreprise spécialisée. Les entreprises avec des coûts raisonnables et transparents sont les plus recommandées.
Pour finir le processus de sélection d’une société fiduciaire, il faut organiser, si possible, un entretien avec le professionnel. Cela permet d’analyser ses capacités en termes de communication, de synthétisation d’idées, de gestion de stress, etc.
Conseils sur la manière de travailler avec la société fiduciaire choisie
Dès que vous avez choisi la société fiduciaire avec laquelle vous envisagez de travailler, il est important d’établir avec cette dernière une collaboration transparente et efficace afin d’atteindre vos objectifs. Voici quelques conseils pour travailler efficacement avec l’entreprise fiduciaire choisie.
Discutez clairement autour de vos attentes et objectifs
Pour une collaboration aisée entre vous et la société fiduciaire, il faut d’abord clarifier auprès de cette dernière vos attentes et objectifs financiers. Cela doit se faire au cours d’une communication ouverte. C’est l’occasion de présenter clairement ce que vous recherchez en termes de rendement, d’exploitation de ressources (budget maximal) et de tolérance au risque. Toutes ces informations importantes doivent être impérativement circoncises par un horizon temporel à également mentionner.
Maintenez de la régularité dans la communication
Pour bien travailler avec la société fiduciaire en charge des affaires financières de votre entreprise, songez à établir un plan de communication. Ce dernier doit contenir des réunions régulières qui serviront entre autres à discuter de la performance des investissements, des ajustements potentiels à apporter, des changements qui s’imposent, etc.
Veillez au respect des engagements et des délais
Le respect des engagements et des délais représente un point qui favorise l’efficacité de la collaboration entre vous et le prestataire. D’une part, lorsque vous respectez vos engagements et les délais recommandés par la société, vous lui facilitez la fourniture de services de qualité. C’est le cas par exemple lorsqu’il est question de mettre à la disposition du professionnel les documents et informations propres à l’entreprise. En respectant les délais, vous permettez aux spécialistes de la société de prendre des décisions opportunes.
D’autre part, le respect des engagements et des délais par la société fiduciaire favorise l’atteinte de vos objectifs à l’horizon temporel fixé.
Restez informé et posez des questions
Comprendre les stratégies et recommandations proposées par la société fiduciaire permet d’améliorer la collaboration entre vous. N’hésitez pas à vous renseigner sur les sujets que vous abordez avec les professionnels de cette entité. Vous pouvez aussi poser des questions pour obtenir des éclaircissements afin de mieux cerner les avantages et les implications des propositions que vous recevez.
Défis à relever avant d’externaliser des questions juridiques et financières
L’externalisation des questions financières et juridiques en entreprise est une opération délicate. Elle consiste à confier certaines responsabilités, tâches et certains besoins en rapport avec le domaine financier et juridique de l’entreprise à des professionnels externes ou entreprise spécialisée comme la société fiduciaire. Toutefois, pour optimiser les résultats de cette opération, il faut relever certains défis importants à l’avance. En premier lieu, le respect de la confidentialité et la sécurité des données. Il faut en réalité s’assurer que l’entreprise à laquelle vous envisagez d’externaliser vos questions financières et juridiques dispose de protocoles de sécurité robustes concernant les données.
La gestion des risques représente aussi un défi important à relever avant l’externalisation. En effet, cette opération peut augmenter des risques supplémentaires en termes de fraude, conformité aux réglementations en vigueur, etc. Il est donc prudent de s’assurer que le professionnel externe prenne des mesures adéquates pour atténuer ces risques au cours de ses prestations.
Pensez aux coûts et aux économies éventuelles de l’externalisation. Vous devez en réalité évaluer ces deux volets puis vous assurer qu’il existe un équilibre sans que la qualité des services soit biaisée. Un service externalisé de qualité inférieure sera probablement moins coûteux, mais peut entraîner des coûts supplémentaires élevés dans le long terme.
Pour que votre équipe interne apprenne à travailler efficacement avec les services externalisés, nous vous conseillons de faire des formations continues. Elles doivent porter essentiellement sur l’intégration de nouvelles compétences dans vos opérations et préparent davantage vos collaborateurs aux changements.
Meilleures pratiques pour les entrepreneurs souhaitant faire appel à une société fiduciaire
Au regard des nombreux avantages que peut apporter une société fiduciaire dans toute entreprise, il est important de bien préparer cette collaboration. Pour cela, les meilleures pratiques que nous recommandons consistent à :
- établir une relation de confiance,
- suivre régulièrement les performances de la société,
- opter pour des ententes et des contrats clairs,
- miser sur le partage continu d’informations pertinentes,
- sensibiliser à l’importance de la collaboration à l’interne de l’entreprise.
Consulter d’autres professionnels du domaine comme les experts-comptables ou les avocats permet d’obtenir des avis supplémentaires afin d’être rassurés sur l’approche de la société. C’est aussi une pratique que nous recommandons pour optimiser la collaboration avec l’entreprise fiduciaire.
